ニュースの概要
長崎県時津町の公立保育所で、コドモンが提供する保育ICTサービス「CoDMON」が導入されました。これまで電話や紙で受け付ける場面があった欠席連絡や園との日常的な連絡を、保護者向けアプリへ移行する取り組みです。保育士は朝の電話対応や転記作業を減らし、保護者は時間を選ばず連絡しやすくなります。単なる連絡手段の変更に見えて、自治体が公立園の業務手順を見直し、保育の時間を生み出す契機になる点が重要です。
引用元: コドモン、長崎県時津町の公立保育所で保育ICT「CoDMON」導入を発表（ICT教育ニュース）
分析・見解
毎日発生する欠席連絡を入口にした導入、効果は電話件数などで測る
時津町の事例で重要なのは、ICT（＝情報通信技術）を特別な業務として追加したのではなく、毎朝必ず発生する欠席連絡を入口にしている点です。保育所では登園の前後に電話が集中し、職員は子どもの受け入れ、体調確認、保護者対応を同時に進めます。電話の内容を紙や表計算ソフトへ書き写す運用が残っていれば、入力漏れや聞き間違いも起こり得ます。アプリで連絡を受ければ、受付時刻や内容が記録として残り、確認の状況を職員間で共有しやすくなります。導入効果を測る際は、「便利になった」という印象だけでなく、朝の電話件数、連絡確認にかかる時間、転記の件数、入力漏れ、保護者からの再確認の連絡を、導入前後で比較するとよいでしょう。
電子化しても紙との二重運用ならかえって作業が増える
ただし、連絡を電子化すれば自動的に業務が軽くなるわけではありません。現場が紙の一覧とアプリの両方を確認する二重の運用になれば、作業はかえって増えます。誰が何時までに確認し、緊急性の高い連絡をどの手段で引き継ぐのかを決め、例外が起きたときの手順まで標準化する必要があります。例えば、発熱や送迎者の変更など、通常の欠席連絡とは扱いが異なる情報について、アプリの通知だけで済ませるのか、電話による再確認を求めるのかを、園ごとに曖昧にしないことが大切です。
複数園共通基盤の可能性と、情報連携を急ぐ際の管理上の注意点
自治体にとっては、公立園一園の効率化にとどまらず、複数の園で共通の業務基盤を持てる可能性があります。園児情報、連絡、記録、請求などの情報を将来つなげられれば、同じ内容を複数の台帳へ入力する負担を減らせます。一方で、情報連携を急ぎ過ぎると、権限の設定や保存期間、退園後のデータの扱いといった管理上の課題が表面化します。保育記録には健康状態や家庭に関する情報が含まれるため、利便性より先に、閲覧できる権限、端末の認証、職員が退職したときのアカウント停止、委託先との責任の分担を確認しなければなりません。
保護者が日常的に触れる独自性、今後は保育士の時間確保が焦点に
他の行政DX（＝デジタル化の取り組み）と比べた独自性は、利用者である保護者が日常的に触れるため、導入の効果が見えやすいことです。窓口申請の電子化では利用頻度が低い住民もいますが、保育所の連絡は平日に繰り返し発生します。その分、初期設定が難しい、通知が多い、家族間で共有しにくいといった小さな不満が利用率を左右します。スマートフォンを持たない家庭や、日本語での案内を読み取りにくい家庭への代わりの手段も必要です。紙や電話をすぐに廃止するのではなく、一定期間は併用し、利用状況と問い合わせの内容を見ながら段階的に移行するほうが、現場の信頼を損ないにくいでしょう。
今後の焦点は、導入した園の数ではなく、保育士が子どもと向き合う時間をどれだけ確保できたかです。自治体は契約時に機能の一覧だけを見るのではなく、業務時間の削減目標、障害が起きたときの連絡方法、研修の内容、データ移行の可否、解約時の返却方法まで確認する必要があります。CoDMONのようなサービスが定着すれば、連絡業務の効率化を起点に、記録の標準化や保護者との関係改善へ展開できます。反対に、導入すること自体が目的になれば、現場に新しい入力作業を増やすだけです。時津町の取り組みは、保育DXの成否が機器やアプリの性能だけでなく、現場の一日の流れを設計し直す力で決まることを示しています。
ビジネスへの影響
検討の出発点は「どの機能があるか」でなく「どの作業をなくすか」
自治体や運営法人が導入を検討する場合、最初に確認すべきは「どの機能があるか」ではなく「どの作業をなくすのか」です。欠席連絡なら、電話を受ける職員、内容を記録する職員、朝の出欠を確認する職員の動きを時系列で洗い出し、重複した入力と待ち時間を数えます。例えば一つの園で平日に多くの電話対応が発生するなら、削減できる時間を月単位で試算し、導入費用だけでなく研修や問い合わせ対応にかかる人件費も含めて判断できます。
全園一括より試行導入が有効、利用率以外の指標も設定する
意思決定では、全園を一斉に導入するより、園児数や職員構成が異なる園を含めた試行導入が有効です。評価の指標は利用率だけでなく、電話件数、未確認の通知、保護者からの再連絡、職員の入力時間、障害発生時の復旧時間を設定します。導入後一か月、三か月、半年で見直し、機能を使わない理由を聞き取ることも欠かせません。
契約時は保管場所や補償を確認、選定は定着率と改善実績で
契約の面では、個人情報の保管場所、権限の管理、ログの確認、障害時の補償、データの書き出し、契約終了後の削除を確認します。保護者向けには、説明会、紙の操作案内、問い合わせ窓口、利用できない家庭への代わりの手段を用意します。企業側にも、自治体ごとの運用の違いを吸収する設定支援と、現場の声を製品改善へ反映する体制が求められます。保育ICTは導入実績の多さだけでなく、定着率と業務改善の実測値で選ぶ段階に入っています。